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Informations légales

Mentions légales

Lors de votre inscription, vos informations sont gérées sur un logiciel métier certifié qui est stocké sur un serveur sécurisé. Notre prestataire a d’ailleurs mis en conformité le logiciel par des mises à jour régulières. Dans le fonctionnement, uniquement les personnels autorisés «  en charge de la fonction accueil et facturation » ont accès à des informations sensibles et nous ne communiquons aucune information à des tiers.

Les informations moins sensibles sont traitées, uniquement par le personnel de la MJC ou par ses bénévoles animateurs d’activité. Les données sont utilisées pour vous contacter, établir le suivi des présences, vous faire bénéficier de certaines aides financières ou encore pour établir des statistiques de fréquentation demandées par nos financeurs. Ces informations sont conservées 5 ans.

Vous pouvez exercer vos droits : demander une copie de vos données personnelles, du retrait de ces données, par mail à la MJC à chaque fin de saison ou dès lors que vous quittez l’association. Cette demande devra être faite par mail à : dpd@mjcdouai.fr,

 Accès à la tarification différenciée :

 Dans l’objectif de vous permettre de bénéficier des réductions, vous devez fournir selon les cas :

  • Douaisiens : photocopie d’une facture de moins de 3 mois.
  • Demandeurs d’emploi : une attestation de pôle emploi de moins de 3 mois ainsi qu’une copie de la feuille de non-imposition
  • Allocataire AAH : une copie de la carte AAH ainsi qu’une copie de la feuille de non-imposition
  • Étudiant : copie de la carte d’étudiant (pas lycéen)

 Accès à l’information :

Nos newsletters vous donnent l’opportunité de recevoir des informations sur les activités, les dates, les programmes. Lors de votre inscription, vous pourrez demander d’activer ou désactiver la fonction newsletter.

Vous pourrez faire le choix de refuser, la fonction Newsletter lors de votre inscription dans ce cadre vous serez que destinataire des informations relatives au fonctionnement de votre activité ou celle des membres de votre famille.

Si vous êtes déjà inscrit ou dans notre fichier adhérents et que vous ne souhaitez pas recevoir d’informations de notre part, vous pourrez vous désabonner dès la réception d’une newsletter

 Sauvegarde des informations : gérées dans un format numérique

L’association est tenue de gérer des archives sur les activités, les salariés, les enfants dans le cadre de la règlementation des accueils des mineurs mais aussi sur les états de présences pour la Caisse d’Allocation Familiale ou le Conseil Départemental sur une durée de 5 ans en cas de contrôle.

L’essentiel de ces archives sont gérées sur le logiciel Aiga pour les 2 deux derniers exercices ainsi que l’exercice en cours. L’association garde une sauvegarde « non active compressée » qui est stockée sur le serveur de l’association pour les 2 exercices précédents.

Pour faciliter la gestion du fichier adhérent, les fiches familles restent actives, avec deux fonctions d’affichages « en cours ou toutes » ce qui évite de recréer des fiches suite à une période d’arrêt d’activité.

Les familles qui souhaiteraient que leur fiche famille soit désactivée en cas de déménagement, ou d’arrêt d’activité devrons le signaler par mail à : dpd@mjcdouai.fr.

Pour les familles, qui auraient demandé la désactivation de la fiche famille et qui souhaiteraient reprendre une activité ultérieurement, en acceptent les contraintes : réinscription obligatoire en repassant par le bureau.

Sauvegarde des informations : gérées dans un format papier.

La règlementation dans le cadre des Accueils de Loisirs  Sans Hébergement, nous impose d’avoir des fiches sanitaires renseignées et signées par le ou les parents. Ces fiches sont conservées sur la durée d’inscription voire sur la durée d’un cycle de scolarité pour éviter de multiplier les démarches par les familles. Elles sont utilisées en cas d’urgence pour se rendre à l’hôpital ou lors de repas (allergie alimentaire).

L’ensemble de ces fiches et autorisations sont accessibles par les seules personnes autorisées. Elles sont conversées dans une armoire fermée. Les familles peuvent demander la destruction des fiches à tout moment en cas d’arrêt d’activité en adressant un mail à dpd@mjcdouai.fr.

Sauvegarde d’informations spécifiques pour les intervenants et les personnels.

Conformément à la réglementation du Droit du Travail mais aussi de nos Ministères de tutelle l’association est tenue de tenir à jour des fichiers relatif à la paie, la qualification des personnels mais aussi aux entretiens annuels.

Ces éléments sont gérés dans un format papier pour chaque salarié. Ils sont conservés dans une armoire fermée. Les personnes peuvent demander à les consulter ou à la récupérer si le temps de sauvegarde est dépassé en adressant un mail à dpd@mjcdouai.fr.

Ces éléments sont gérés dans un format numérique sur notre logiciel sur la partie registre du personnel : état civil, contrat (s), qualification, adresse, tel et mail, ainsi que sur le logiciel de paie de notre prestataire pour l’ensemble des éléments nécessaire à la paie.

Gestion des fiches pointages, absences, arrêt maladie et CP sur fichier Excel, démarche de formation etc.

Ces éléments sont accessibles uniquement par les seules personnes autorisées.

Utilisation des outils numériques de l’association :

L’adresse de notre site Web est : https://mjcdouai.fr/

Le site est hébergé chez  1and1 est administré par un personnel de l’association ainsi que prestataire autorisé.

Le site est protégé par un code d’accès changé tous les ans par le personnel de l’association.

Utilisation des données personnelles collectées lors de la connexion à notre site et au portail famille

Commentaires

  • Pas de commentaires pouvant être déposé sur le site.
  • En cas de dépôt de commentaires sur la page Google, https://www.google.fr, les informations restent actives suivant les règles de confidentialité de la société Google.
  • En cas de dépôt de commentaires sur la page Facebook, https://www.facebook.com, les informations restent actives suivant les règles de confidentialité de la société Facebook.

Médias

  • Sauvegarde de données sur le site « Photos pour la promotion et la valorisation des activités » sous réserve accord droit à l’image des adhérents.
  • Partage de photos et vidéo sur notre page Facebook. 

Formulaires de contact : à l’occasion de certaines activités ou projets spécifiques

  • Les informations rentrées dans les formulaires de contacts qui vous sont envoyées à l’occasion de certaines activités ne sont destinées qu’aux seuls personnels de la MJC et ne sont pas diffusées. Elles sont stockées sur le poste informatique de la personne en charge du dossier. Elles sont sauvegardées le temps du projet puis sont détruites.

Cookies

Règles // cookies sur notre site :

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Statistiques et les mesures d’audience

Les informations de mesure sont concentrées sur https://www.google.com/analytics/web/, avec un accès sécurisé est accessible uniquement par la personne autorisée de l’association sans comporter d’éléments d’ordre privé et sensible. Le compteur comptabilise et mesure uniquement l’audience, les pages ouvertes et les zones géographiques.

Utilisation et transmission de vos données personnelles :

Pas de gestion de données sur le site.

Durées de stockage de vos données

Pas de gestion de métadonnées à partir de l’utilisation du site.

Transmission de vos données personnelles

Néant.

 Informations de contact

MJC de Douai, 215 rue d’Arleux. 59500 Douai

dpd@mjcdouai.fr,

La mise en place des procédures dans le cadre du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est complexe. L’association actualisera si nécessaire en fonction des besoins.

Le site est hébergé sur les serveurs sécurisés 1and1.